「人材紹介を使ってみたいけれど、具体的な手順がイメージできない……」と悩んでいませんか？

実際の採用フローは、主に次のような流れで進みます。

一見すると工程が多く感じるかもしれませんが、全体の流れと「自社がやるべきこと」さえ把握しておけば、決して難しくはありません。

そこで本記事では、初めての方でも迷わず進められるよう、各工程の具体的な内容を一つずつ丁寧に解説します。 後半では、採用成功率を高めるためのポイントもあわせて紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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「どの人材紹介会社に依頼すべきかわからない」「まずは情報収集から始めたい」という企業に最適です。人材紹介を効率よく活用したい方は、ぜひ活用してみてください。

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人材紹介の流れを8ステップで解説

早速ですが、人材紹介の流れを以下の8ステップで解説していきます。

ステップ①｜お問い合わせ

まずは、利用したい人材紹介会社へWebフォームやメールから問い合わせてみましょう。問い合わせ後は、担当者から連絡が入り、具体的なヒアリングの日程調整へと進みます。

この段階で、採用背景や人物要件を整理しておくことがベストですが、まだ定まりきっていない場合でも問題ありません。エージェントに相談しながら進めていくことで、募集背景や採用ターゲットが明確になるケースもあるためです。

circusAGENTであれば、複数の人材紹介会社とつながりながら、相談や壁打ちが可能です。初めて人材紹介を利用する企業でも無理なく採用準備を進められます。

まずは情報収集の一環として、登録してみましょう。

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ステップ②｜契約

サービス内容や料金体系に納得できたら、正式に契約を締結します。一般的に人材紹介は「成功報酬型」であり、採用が決定して候補者が入社するまでは費用がかかりません。

契約書を交わす段階では、紹介手数料や支払いサイト、返金規定について必ず確認しましょう。

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人材紹介の料金表と相場シミュレーション｜大手・特化型・新卒の手数料を徹底比較

万が一、採用した人材が早期退職してしまった場合、一定期間内であれば手数料の一部が返金される規定が多くの会社で設けられています。この規定は紹介会社によって異なるため、契約書の内容を細部までチェックし、不明点は必ず質問して解消しておくことが大切です。

ステップ③｜打ち合わせ

契約締結の前後で、詳細な求人内容を詰めるための打ち合わせをします。

打ち合わせ内容は、具体的な業務内容や必須スキル、勤務条件に加え、会社の雰囲気や今後の事業戦略などのヒアリングが中心です。これらの情報を基に自社で「求人票」を作成、もしくは人材紹介会社が代行します。

エージェントはヒアリングした内容を頼りに候補者を探すため、現場のリアルな情報を包み隠さず伝えましょう。選考フローや連絡手段についてもこの段階ですり合わせます。

ステップ④｜募集開始

求人票が完成したら、いよいよ募集開始です。

人材紹介会社は、自社が保有する膨大な登録者データベースの中から、要件に合致する候補者のピックアップを開始します。求人情報は、不特定多数に公開することも、「非公開求人」として、条件に合う登録者だけに個別に紹介してもらうことも可能です。

この段階では、企業側は基本的にエージェントからの推薦を待つ形になります。

紹介数が少ないと感じる場合は、エージェントに対して「どの要件がネックになっているか」を確認しましょう。必要に応じて要件を緩和したり、訴求ポイントを見直したりするなどの軌道修正が大切です。

ステップ⑤｜書類選考

エージェントから候補者の推薦があったら、履歴書や職務経歴書を確認して書類選考をします。書類上のスペックだけでなく、エージェントが添えてくれる「推薦文」や人物面の評価も重要な判断材料です。

選考結果は、エージェントを通じて候補者へ伝えられます。優秀な人材を逃さないためにも、推薦を受け取ってからスピーディーに判断することが大切です。

書類選考で不合格にする場合は「どの点が合わなかったのか」をフィードバックすることで、次回以降の紹介精度を高められます。具体的なフィードバック方法は、「ポイント②｜パートナーとして細かくフィードバックを行う」で詳しく解説しています。

ステップ⑥｜面接

続いて、書類選考を通過した候補者との面接を実施します。

日程調整はエージェントが代行してくれるため、企業側は候補者と直接やり取りする手間がかかりません。面接では、書類だけではわからないコミュニケーション能力や価値観、自社のカルチャーにフィットするかどうかを重点的に確認しましょう。

面接終了後は、エージェントに対して候補者の評価を速やかに伝えます。

「スキルは申し分ないが、志望度がわからなかった」といった懸念点があれば、エージェントを通じて候補者の本音を確認してもらうことも可能です。

直接聞きにくい情報の確認や候補者の志望度を高めるサポートを受けられる点は、人材紹介を活用する大きなメリットです。

ステップ⑦｜内定

最終面接を経て採用を決定したら、内定通知を出します。

給与や待遇などの具体的な労働条件をまとめた「労働条件通知書」や「内定通知書」を発行し、エージェント経由で候補者に提示します。年収交渉や入社日の調整といったデリケートな交渉について、エージェントと相談することも可能です。

企業と候補者の直接交渉では角が立ちそうな場面でも、プロが仲介することで円満にまとまるケースは少なくありません。条件面での食い違いによる内定辞退を防ぐためにも、提示条件は曖昧にせず明確に伝えましょう。

双方が条件に合意し、候補者から内定承諾の返事をもらえば、正式に採用決定となります。

ステップ⑧｜入社

内定承諾後は、入社に向けた具体的な手続きを進めます。入社書類の準備や受け入れ体制を整備し、候補者の初出社日を迎えます。

人材紹介会社への紹介手数料が発生するのは、「入社日」が一般的です。

エージェントによっては、入社後も一定期間のフォローアップをしてくれる場合があります。circusAGENTでは、多くの企業に一括で依頼できるため、まずは無料の求人掲載から始めてみましょう。

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人材紹介会社と契約してから採用までの期間

人材紹介サービスを利用した採用スケジュールの目安

人材紹介サービスを利用して採用決定に至るまでの期間は、平均して2〜3ヶ月程度が一般的です。スムーズに進めば最短1ヶ月で決まることもありますが、求める要件の難易度や専門性が高い職種の場合は、6ヶ月程度かかるケースも珍しくありません。

具体的なスケジュールの内訳は以下の通りです。

フェーズ	所要期間の目安	内容
① 契約〜候補者紹介	2〜4週間	求人要件のすり合わせ、エージェントによる人選、推薦
② 書類選考〜面接	2〜4週間	面接日程の調整、面接実施（複数回）、合否判定
③ 内定〜入社	1〜2ヶ月	オファー面談、雇用契約締結、退職交渉、引き継ぎ
合計期間	平均 2〜3ヶ月	※専門性が高い場合は6ヶ月程度かかる可能性あり

特にニッチな専門職や管理職などは、ターゲットとなる人材の発見自体に時間がかかりやすくなります。「いつまでに入社してほしいか」というゴールから逆算し、余裕を持ったスケジュールを組むことが大切です。

人材紹介を活用する際の注意点

人材紹介サービスは採用活動の強力な味方ですが、すべてを任せきりにすると予期せぬトラブルやミスマッチを招く可能性があります。

ここでは、特に注意すべき3つの落とし穴と、その具体的な回避策について解説します。

注意点①｜採用要件のすり合わせができず工数が増える

採用要件の認識にズレがあると、自社が求めていない人材ばかりが紹介され、選考工数が無駄に増えてしまう恐れがあります。

結果として、書類選考や面接の対応のみに時間を奪われ、肝心の「本当に欲しい人材」の見極めやコア業務に支障をきたしかねません。

こうした事態を防ぐには、単に必須スキルや経験年数を伝えるだけでは不十分です。採用背景や人物要件を擦り合わせることが大切です。具体的な方法は「ポイント①｜採用背景や人物要件を正確に伝える」で詳しく解説します。

注意点②｜経歴・スキルの盛りすぎによるミスマッチが起こる

職務経歴書やスキルシートの内容を鵜呑みにしすぎると、入社後に「期待していた実力と違う」というミスマッチが起こりやすくなります。人材紹介会社は候補者の応募書類を入念に添削し、実際の実力以上に見栄え良く仕上げているケースが多々あるためです。

書類上は即戦力に見えても、実際の業務遂行能力が伴っていない可能性はゼロではありません。

書類選考だけで安心せず、必要に応じて実技テストを取り入れたり、面接で「過去の具体的な行動事実」を深掘りしたりしましょう。書類はあくまで参考程度にとどめ、対話を通じて本人の真の能力を確認することが大切です。

注意点③｜人材紹介会社によるネガティブ情報の隠蔽が発覚する

稀ではありますが、候補者に関するネガティブな情報が十分に共有されないまま、入社に至るリスクもあります。具体的には、持病や前職でのトラブルなどの情報です。

「聞かれなかったから言わなかった」として処理されることもあり、入社後の早期離職や労務トラブルの原因となりがちです。

そのため、エージェントからの情報をすべてと信じ込まず、企業側でも自衛のためのリスク管理を行う必要があります。主な対策は以下の2つです。

ミスマッチはお互いにとって不幸な結果となるため、事前の確認は徹底しましょう。

人材紹介を効率的に活用して採用を成功させるためのポイント

ここからは、人材紹介会社を最大限活用し、効率よく優秀な人材を採用するための4つの重要なポイントを紹介します。

ポイント①｜採用背景や人物要件を正確に伝える

採用を成功させるためには、採用背景や自社が求める人物像を可能な限り具体的かつ正確にエージェントへ伝えることが大切です。詳細なスキル要件を言語化しておかなければ、ミスマッチが続く原因となります。

例えば、「法人営業経験3年以上」というオーダーだけでは不十分です。単にルート営業を行ってきた人材なのか、課題解決型の提案営業ができる人材なのかによって、マッチする層は異なります。

「SaaS商材の営業経験が必須」「ルートセールスのみの経験は不可」といったように、ビジネスモデルや営業スタイルまで踏み込んで条件を提示しましょう。

ポイント②｜パートナーとして細かくフィードバックを行う

紹介された候補者を不採用にした場合、その理由を詳細にフィードバックしましょう。曖昧な回答では、エージェントは何を修正すれば良いか判断できず、同じような提案が続いてしまうからです。

以下のように、評価したポイントと懸念点をセットで伝えましょう。

こうしたフィードバックを繰り返すことで、エージェントの中に自社の「合格基準」が蓄積され、徐々に推薦される人材の質が向上していきます。

ポイント③｜スピーディーに選考を進める

優秀な人材を採用するためには、選考スピードが極めて重要です。転職市場において、優秀な候補者ほど他社からも引く手あまたであり、連絡が数日遅れるだけで他社に奪われてしまうリスクが高まります。

また、合否連絡が遅いと「自社への関心が低い」と判断され、候補者の志望度が下がってしまうことも珍しくありません。

書類選考や面接後のフィードバックは可能な限り翌日までに戻す、次回面接の日程候補をすぐに提示するなど、テンポよく選考を進める意識を持ちましょう。

ポイント④｜複数のエージェントを使い分ける

採用機会を広げるためには、ひとつの紹介会社に依存せず、複数のエージェントを戦略的に使い分けるのが得策です。総合型で母集団を確保しつつ、特化型で質の高い層を狙うなど、それぞれの強みを組み合わせるのが一般的です。

しかし、複数社と個別に連絡を取り合うのは手間がかかります。

そこでおすすめなのが、1,700社以上の人材紹介会社に一括で求人依頼ができる「circusAGENT」です。手間をかけずに多数の専門エージェントにアプローチでき、幅広い候補者の中から最適な人材を見つけ出せます。

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まとめ

一般的に、契約から採用決定までは2〜3ヶ月程度の期間を要します。ただし、事前の準備とエージェントとの連携次第で、より短期間での採用も可能です。

人材紹介を効果的に活用するためには、要件を詳細に伝えることや丁寧なフィードバックを送ること、スピーディーな対応が不可欠です。

また、複数のエージェントを使い分けることで効率的に採用活動を進められます。

とはいえ、数ある人材紹介会社の中から自社に合うパートナーを選び、複数社と個別にやり取りするのは、採用担当者にとって大きな負担となります。

人材紹介プラットフォーム「circusAGENT」では、一度の求人登録で1,700社以上の人材紹介会社へ一括依頼ができ、手間をかけずに優秀な人材との接点を最大化できます。

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