採用管理システムとは、求人案件の作成から応募者情報の管理、面接日程の調整、合否連絡まで、採用活動における一連の業務を管理できるシステムのことです。Applicant Tracking Systemの略で、通称「ATS」と呼ばれます。

「Excelやメールでの管理が限界」「複数の求人媒体の管理が大変」といった課題を解決するために導入されるシステムです。

本記事では、ATSの基礎知識から、導入前に知っておくべきメリット・デメリットを比較して解説します。記事の後半では、おすすめの採用管理システム（ATS）も紹介しているので、経営者や採用担当者はご参照ください。

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採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システムとは、採用活動に関わるあらゆる業務を一元管理できるツールのことです。求人案件の作成から応募者情報の管理、選考の進捗ステータス、面接の日程調整、そして合否連絡に至るまでまとめて管理できます。

英語の「Applicant Tracking System（アプリカント・トラッキング・システム）」の頭文字を取って、通称「ATS」とも呼ばれています。

これまではExcelやメールソフト、紙の履歴書などでバラバラに管理していた業務を、一つのシステム（管理画面）に集約することが可能です。情報の分散や対応漏れを防止できるため、採用担当者の業務工数を大幅に削減できるようになります。

ATSの導入で応募者の管理は楽になりますが、そもそも良い人材を紹介してくれるエージェントが見つからないという悩みは尽きないものです。

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採用管理システム（ATS）の主な機能

採用管理システムには、採用担当者の業務負担を減らすためのさまざまな機能が搭載されています。 サービスによって細かな違いはありますが、一般的に標準装備されている主要機能について解説します。

機能①｜求人案件を管理できる

採用管理システムを使うと、職種やポジションごとの求人票を簡単に作成・管理できます。

多くのシステムには求人票のテンプレートが用意されており、必須項目を埋めるだけで、誰でもクオリティの高い求人票の作成が可能です。

作成した求人は、IndeedやGoogleしごと検索といった主要な検索エンジンへ、自動で連携・掲載が可能です。

まずは広告費をかけずに、Web上で求職者の目に留まる機会を増やせるため、コストを抑えて応募者を集めたい場合にも最適です。

また、募集終了時の非公開設定などもワンクリックで反映できます。複数の媒体を個別に管理するような、面倒な手間もかかりません。

機能②｜求職者の情報を管理できる

採用管理システムには、求職者の情報を管理する機能もあります。複数の求人サイトや人材紹介会社など、バラバラの経路から入ってくる候補者情報を、氏名・連絡先・履歴書データ・応募経路などと紐付けることが可能です。

すべての候補者データが自動で集約されるため、誰がどの経路から来たかが一目で分かります。

また、同一人物が複数の媒体から応募してきた場合の重複応募もシステムが自動検知する機能も便利です。エージェントに紹介料を二重払いしたり、選考連絡を重複して送ってしまったりといったトラブル防止に役立ちます。

機能③｜面接の日程や進捗を管理できる

採用管理システムには、書類選考や一次面接、最終面接といった選考ステップの進捗状況（ステータス）を可視化する機能があります。候補者との煩雑な日程調整をシステム上で完結できるほか、Googleカレンダーといったカレンダーアプリとの連携機能が備わっているサービスも多いです。

面接官の空き時間が反映された「予約用URL」を送るだけで、日程調整が完了します。候補者に空いている枠から選んでもらうだけで調整できるため、メールを何度も往復させる手間がありません。

機能④｜内定者の情報を管理できる

採用管理システムがあれば、内定通知書の作成・送付や、内定承諾・辞退のステータス管理、入社手続きに必要な書類回収をオンライン上で対応できます。これまで郵送やメールへのファイル添付で実施していた書類のやり取りが、Web上の専用画面で完結します。

郵送の手間や到着待ちの時間がなくなるため、入社手続きの時短につながるのはメリットです。

機能⑤｜採用データを可視化できる

採用管理システムには、自社の採用に関する活動を数値化できる機能もあります。事実に基づいた振り返りができるため、効果の低い媒体の予算を削ったり、面接通過率が低い部署の選考基準を見直したりといった判断がしやすいです。

感覚値ではなくデータに基づいて、次回の採用戦略を立てるために役立ちます。PDCAサイクルをスムーズに回せるようになります。

採用管理システム（ATS）を導入するメリット

採用管理システムを導入すると、以下のようなメリットがあります。

それぞれのメリットについて、具体的に見ていきましょう。

メリット①｜選考スピードが向上する

採用管理システムを導入すると、選考スピードが格段に向上します。アナログ管理で起きがちな、以下のようなタイムラグが基本的になくなるからです。

システムによる自動通知や即時の日程確定によってレスポンス速度が上がり、選考スピード全体のアップにつながります。優秀な人材を他社に奪われるリスクを減らし、採用成功率が高まります。

メリット②｜採用業務の属人化を解消できる

採用管理システムを導入すると、特定の担当者に業務が依存する「属人化」を解消できる場合があります。Excelやメールで個別管理すると、「最新のファイルがどれか分からない」や「進捗状況が担当者にしか分からない」といった事態が起きがちです。

採用管理システムで評価コメントやメール内容などの履歴をすべてクラウド上で共有すれば、チーム全員が状況を把握できます。状況確認などの無駄なコミュニケーションも減らせるほか、担当者が不在でもほかのメンバーがスムーズに対応できるため、組織としての対応力が向上します。

メリット③｜採用コストを削減できる

採用管理システムには、採用コスト削減のメリットもあります。採用に関するデータを可視化できると、自社に合った適正な求人媒体を選べるようになるため、コストパフォーマンスの悪い媒体への投資を抑えられます。

たとえば、応募数は多いが採用には至らない媒体を見極め、契約を見直すことが可能です。

無駄な出費をなくして予算配分を最適化できれば、結果として一人あたりの採用単価を下げられます。

採用管理システム（ATS）を導入する注意点デメリット

業務効率化に役立つ採用管理システムですが、導入には以下のような注意点も存在します。

事前にデメリットを把握しておかないと、「導入したけれど現場が使ってくれない」「費用対効果が合わない」といった事態になりかねません。導入する前にチェックしておきましょう。

注意点①｜コストがかかる

Excelやスプレッドシートであれば追加費用なしで管理できますが、採用管理システムを導入すればコストが発生します。導入時の初期費用だけでなく、継続的なランニングコストがかかります。

現在主流となっている「クラウド型」の場合、料金相場は以下の通りです。

機能の多さや登録アカウント数によって金額は変動します。自社の採用規模に対して、高すぎないかを慎重に検討しましょう。

注意点②｜システムに慣れるまでに時間がかかる

導入直後の初期設定や操作の習得は、多くの企業がつまずくポイントです。

高機能なシステムを導入したものの、操作が難しすぎて誰も使いこなせず、結局Excelに戻ってしまったケースも少なくありません。特にITツールに不慣れなメンバーがいる場合は、定着するまでに教育コストがかかります。

機能の豊富さだけで選ぶのではなく、マニュアルを見なくても直感的に触れる「使いやすさ（UI）」を重視して選びましょう。導入支援を実施している会社を選ぶと、初期設定や社内レクチャーをサポートしてくれるため、担当者の負担を軽減できます。

注意点③｜従来の採用方法と変わる場合がある

採用管理システムの導入に伴い、社内の業務フローが変わるケースがある点も注意点のひとつです。たとえば、これまでは履歴書をメール転送し、チャットで返信をもらうだけで済んでいたとします。

しかし、導入後はシステムにログインして、評価ランクやコメントを入力する手順が必要です。そのため、現場の面接官からすると手間が増えたと感じられる懸念があり、担当者によってはスムーズに入力できないケースも少なくありません。

多くの面接官は、採用管理システムの仕様を理解していないため、別途説明会を開くことをおすすめします。

運用ルールが浸透するまでは、採用担当者がこまめにフォローしなければならない点は事前に考慮しましょう。がこまめにフォローしなければならない点は事前に考慮しましょう。

自社に合った採用管理システム（ATS）のおすすめの選び方

採用管理システムは、国内外を含め数多くのサービスが存在します。後悔しないためにも、以下の3つの視点を持って比較検討しましょう。

選び方①｜用途に応じて選ぶ

採用管理システムは、以下のターゲット層に応じて得意な領域が異なります。それぞれ必要な機能が異なるため、自社の採用形態に合ったものを選びましょう。

採用のターゲット層	おすすめできる機能
新卒採用向け	説明会の予約管理や、LINE連携など大量の学生とコミュニケーションを取る機能が充実しているもの
中途採用向け	人材紹介会社（エージェント）とのやり取りや、複数の求人媒体からの取り込み機能が強いもの
アルバイト向け	面接設定のスピード重視や、店舗ごとの管理機能があるもの

「誰をどう採りたいか」に合わせて、強みを持つシステムを選ぶのが基本です。

選び方②｜外部サービスとの連携性で選ぶ

現在使っているツールと自動連携できるかは、実務の効率を大きく左右するポイントです。特に確認すべきなのが、求人媒体と社内ツールの2点と言えます。

1点目は、リクナビやマイナビなどの求人媒体や、ダイレクトリクルーティングサービスとの連携できるかです。「A社の媒体は自動で応募者が取り込まれるが、B社の媒体はCSVで手動登録が必要」といったように、システムによって連携可否があります。

自社がメインで使っている採用チャネルが自動連携に対応しているか、事前に確認しましょう。

2点目は、GoogleカレンダーやSlack、Zoom、Chatworkといった社内ツールとの連携可否です。連携していないと、カレンダーへの手入力やZoomのURLの手動発行は避けられないため、導入効果が半減してしまいます。

選び方③｜サポート内容で選ぶ

採用管理システムは導入して終わりではなく、現場で使いこなせて初めて効果を発揮します。そのため、各社のサポート体制も大切な比較基準です。

操作方法のヘルプデスクだけでなく、定期的な打ち合わせなどの活用フォローがあるかを確認しましょう。

なかには、採用活動の現状分析や戦略立案まで対応するコンサルティングサービス付きのプランもあります。

自社に採用ノウハウが不足している場合、このような手厚いサポートがあるサービスを選ぶと、自社だけでは気づけない課題点の気づきにつながります。

おすすめの採用管理システム（ATS）3選を比較

数あるサービスの中から、導入実績が豊富で、かつそれぞれ特徴の異なるおすすめのシステムを3つ厳選しました。

システム名	特徴
おすすめ①｜circusAGENT	初期・月額費用0円。1,700社以上のエージェントを一括管理できるプラットフォーム
おすすめ②｜HRMOS採用	採用データの可視化に強み。ボトルネックを発見し、戦略的な採用活動が可能
おすすめ③｜HERP	SlackやChatworkとの連携が可能。現場社員を巻き込んだ採用フローがユニーク

おすすめ①｜circusAGENT

引用：circusAGENT

サービス名	circusAGENT（サーカスエージェント）
運営会社	circus株式会社
費用	0円（完全成果報酬）
主な機能	人材紹介会社の一括管理、選考管理、数値分析
公式サイト	https://service.circus-group.jp/circus/forrecruiting/

circusAGENTは、人材紹介会社（エージェント）とのやり取りを一元化できるプラットフォームです。

1,700社以上の人材紹介会社からの紹介を一括管理できます。本来ならバラバラに来る紹介会社からの連絡を一つに集約できるほか、競合他社の選考通過率の数値データと比較できるため、客観的な分析が可能です。

厳密には汎用的な採用管理ツールとは異なり、あくまで登録エージェントの管理に特化したサービスです。そのため、外部の求人媒体や他社スカウト経由の応募者は管理できない点に注意する必要があります。

初期費用・月額費用は一切かからないため、安心して始められます。エージェント経由の採用を強化したい企業や、固定費をかけずに採用活動を行いたい企業には最適です。

おすすめ②｜HRMOS採用

引用：HRMOS採用

サービス名	HRMOS（ハーモス）採用
運営会社	株式会社ビズリーチ
費用	要問い合わせ
主な機能	選考フロー作成や求人媒体連携、求人ページ作成・更新、求人別・経路別レポート
公式サイト	https://hrmos.co/ats/

HRMOS採用は、株式会社ビズリーチが提供するクラウド型採用管理システムです。

主な特徴は、採用データを可視化し、戦略的な判断をサポートする点です。「どの媒体からの応募者が定着しているか」「選考のどこで辞退が起きているか」といった詳細な分析レポートを自動で作成できます。採用プロセスのボトルネックが可視化されるため、課題の早期発見につながります。

面接日程調整やメール対応などの業務を効率化する機能も充実しており、導入した企業のほとんどが業務効率化を実感しているサービスです。感覚値ではなく、データに基づいた戦略的な採用活動をしたい企業に向いています。

おすすめ③｜HERP Hire

サービス名	HERP Hire（ハープハイアー）
運営会社	株式会社HERP
費用	要問い合せ
主な機能	求人媒体情報取り込み、Slack/Chatwork連携、求人ページ作成・公開、面接日程管理
公式サイト	https://lp.herp.cloud/

HERP Hireは、現場社員を巻き込んだ「スクラム採用」を推進したい企業におすすめできる採用管理システムです。

スクラム採用は、採用担当者だけでなく現場の社員も主体的に採用活動に関わる手法です。現場の業務内容やスキルセットを理解している社員が選考に関わるため、ミスマッチの人材を採用するリスクを減らせます。

また、SlackやChatworkなどのチャットツールと連携できる点もメリットです。応募があった際の通知や、面接後の評価入力などがすべてチャット上で完結するため、現場の社員にとっても負担が少なく、情報共有がスムーズになります。

30以上の主要な求人媒体からの応募者情報を自動で取り込む機能もあり、現場とのコミュニケーションや候補者へのアプローチに時間を割くことが可能です。

まとめ

採用管理システムは、応募者情報の管理から選考の進捗まで、煩雑な採用業務を一元化するサービスです。 自社に合った採用管理システムを導入できれば、業務効率が向上するだけでなく、良い人材の確保にもつながります。

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