求人概要を伝える場としてエージェント向け説明会を実施する場合、実際の開催までにはどのような手順を踏めばいいのでしょうか。ここでは、前準備から開催当日、開催後のフォローアップまでの全体的な流れを解説します。
エージェント説明会の目的と効果についての解説は、こちらをご覧ください。
エージェント説明会開催の4つのメリット｜求人理解を深めてエントリーが3倍になった成功事例
付属のタスク・KPI管理シートと投影資料テンプレートを使えば、初めての方でも簡単に準備を進めることができます。ぜひこの機会に、エージェント説明会の導入をご検討ください。
効果を最大化するためのエージェント説明会のプロセス：意外と多い準備項目とは？
KPI設定 (～開催1か月前程度)
まず、説明会の目標を設定します。エージェント説明会の目的は「求人理解の促進」と「母集団形成」です。これらの目標に対する達成度を測るため、以下のKPIを設定することが一般的です。特に、説明会前後で比較しての推薦数と書類通過率の遷移は観測しておくべきでしょう。
エージェント説明会のKPI(参考)
- 説明会を振り返るためのKPI
- 集客アプローチ数：説明会参加喚起のためのメール送信数等
- 申込数：説明会への参加申し込み数
- 出席数：申込者のうち、説明会への実際出席した人数
- 回収アンケート数
- 採用効果測定のためのKPI
- 推薦数
- 書類通過率
- 内定数・内定率
こちらの図に、説明会申し込みから書類通過までの構造を示しています。目標設定の参考としてご活用ください。
なお、説明会の回数を重ねていくことで、実績値から逆算して目標推薦数到達のための参加者数・DM送信数の目標値を設定できるようになります。
細かな事務作業
説明会の開催に向けた実務的なタスクを実行していきます。ウェビナー開催を想定した場合、おおまかに以下のような事務作業が含まれます。
- 進行役のアサイン
- ZoomやGoogle MeetのURL発行
- 会場の手配（オンラインの場合も含む）
- アンケートの作成
以下のフォームより、タスク管理シートをダウンロードしてご活用ください。
集客
ターゲットの設定
まずはターゲットを設定し、アプローチ先をリスト化します。
- ターゲットの例
- 推薦数は多いがミスマッチが多いため、求人理解を促進したいエージェント
- 書類通過率は高いが紹介数が少なく、今後積極的に推薦してほしいエージェント
- 取引開始直後や業界専門ではないなどの理由で、業界理解が浅いエージェント
- しばらく接点がなく、採用の最新情報を周知する必要があるエージェント
目標設定ができていれば、ターゲット設定はそこまで難しくないのではないでしょうか。もちろん、ひとつのターゲットに特化した開催に限定せず、複数のターゲットとなるエージェントを幅広く集める説明会を開催することも可能です。
告知 (～開催2週間前)
ターゲットを選定したら、リストに対しDMを送信します。未開封・未申し込みのエージェントには2〜3回送信するなど、諦めずにフォローアップしていきましょう。
リマインド(1営業日前程度)
開催3〜1営業日前を目安に、申し込み済みのエージェントに対してリマインドのメールを送信します。
資料作成 (～開催1週間前)
当日説明会で投影する資料を作成します。目的によって異なりますが、主なアジェンダは以下の通りです。
- 募集背景
- 会社概要
- 業界解説
- 事業概要
- 募集ポジション
- 職務環境
- 募集要項
- ご推薦のポイント
- エージェントにお支払するFeeのご案内
開催当日
いよいよ開催当日。開催前には早めにセッティングを行い、マイク・カメラ等の設備に問題がないかチェックを行いましょう。
当日のポイント
- 冒頭・休憩前・最後にアンケート回収を依頼する
- 質疑応答の時間を設定
- 最後に改めてご推薦を喚起
特に重要となるのは、アンケート回収の依頼を冒頭・休憩前・最後と複数回に亘って行うことです。アンケートは定性的な振り返りや、その後のエージェントへのコンタクトに役立つ資料となるため、なるべく多くの件数を回収できるようにしましょう。
また、質疑応答の時間を設けることもポイントです。10分から最大30分を目安に時間を取り、エージェントの疑問をその場で解消することで説明会への満足度を高める効果も生み出します。マイクで発言できない参加者のため、チャットでの質問も受け付けることを冒頭でアナウンスすることで、よりコミュニケーションが闊達になることが期待できます。
説明会の結びでは、改めて忙しい中参加してくれたエージェントに感謝の意を伝えます。この際、「マッチする求職者様がいらっしゃればぜひご推薦ください」「後日質問が生じた場合にはお気兼ねなくお問い合わせください」など、最後にあらためて推薦につながるアクションを喚起しましょう。
追客・振り返り
無事説明会開催が終了しても、まだ終わりではありません。しっかりとフォローアップを行い、今後の採用活動に繋げていく追客と振り返りは、説明会の最後の重要ポイントです。
参加エージェントへのコンタクト(～開催後3営業日)
参加してくれたことへのお礼に加え、改めて説明会で訴求したポイントについてアピールしましょう。フォローアップメールは、エージェントとの信頼関係を強化し、長期的な協力関係を築くための重要なステップとなります。説明会で高まった「ぜひこの企業を紹介したい！」というエージェントの気持ちを更に後押しするために、開催翌日から3営業日以内を目途にご連絡するのが良いでしょう。
お礼メールには、以下のポイントを含めるのがおすすめです。
- 説明会参加へのお礼
- アンケート内容から追加質問回答(あれば)
- 改めて訴求したい今回の採用のポイント
- ネクストアクション(推薦、問い合わせ)の喚起
アンケート分析(～開催後1週間程度)
アンケート結果は、説明会の成功度を測るだけでなく、エージェントとの連携改善や今後の採用戦略に活かすための貴重なデータです。
以下の点を指標とし、振り返りを行います。
- 説明会への満足度：情報の充実度や分かりやすさについて評価してもらい、次回の説明会の質向上に役立てます。
- 求人の魅力に対する意見：どの求人が特に魅力的だったか、またどの点で改善が必要かをフィードバックしてもらいます。
- エージェント側の課題：エージェントが抱える課題や要望を把握することで、今後の協力体制をスムーズにするための改善案を検討します。
目標数値の振り返り(～開催後1か月程度)
説明会実施前に設定した目標数値（推薦数、問い合わせ件数など）を基に、振り返りを行います。この振り返りでは以下の点に焦点を当てます。
- 目標達成状況の確認：設定した目標に対して、どの程度達成できたのかを具体的な数値で振り返り、効果を検証します。
- 達成できなかった要因の分析：もし目標が達成できなかった場合、その理由を探り、次回の説明会や採用プロセスにどのように反映させるかを考察します。
- 成功要因の分析：目標を超えた場合は、その成功要因を特定し、今後の説明会で再現できるようにします。
このプロセスを通じて、説明会のPDCAサイクルを回し、次回以降の開催の質を向上させることが可能です。
まとめ
エージェント説明会の成功に向けた全体のプロセスを把握できましたか？エージェント説明会は、エージェントとの信頼関係を深め、求人の魅力に伝えるために非常に有効な手段です。これにより、ミスマッチを減らし、質の高い候補者の推薦を促進できます。
より効果的な説明会の実施に向けて、各ステップをサポートする管理シートや資料テンプレートをまとめたホワイトペーパーもご用意しています。説明会の効果を最大化し、採用活動を円滑に進めるために、ぜひホワイトペーパーをダウンロードし、ご活用ください。
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