内定辞退率が新卒で平均30％、中途採用でも20％を超える現在、内定者フォローは人材紹介会社にとって避けて通れない重要な業務となっています。

特に2025年現在、転職市場の活況により候補者が複数内定を保持するケースが増加し、最終的な入社確約までのフォローが決定の分かれ目となっています。

本記事では、人材紹介会社の方向けに、新卒・中途採用の両方に対応できる内定者フォローのアプローチを詳しく解説します。人材紹介会社として、求職者と企業の双方に価値を提供し、転職成功率を大幅に向上させるための実践的なノウハウになるでしょう。

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内定者フォローとは？人材紹介会社が知るべき基礎知識

内定者フォローの基本概念と重要性

内定者フォローとは、内定通知から実際の入社まで期間において、求職者の不安解消と入社意欲の維持・向上を図る一連の支援活動です。採用企業において「内定者フォロー」と使われる場合は、多くは大学生の内定フォローについての文脈が多いでしょう。

人材紹介会社においては、候補者個人へのサポートに加えて、採用企業の内定者フォロー体制構築支援も重要な業務となります。　

内定者フォローが重要な理由は、現代の売り手市場の転職事情によります。内定が出てから実際に入社するまでは期間があります。新卒となる学生ならなおさらです。

その間、優秀な候補者ほど複数の内定を獲得する可能性が高く、最終的な入社決定まで予断を許さない状況が続いています。

人材紹介会社にとって重要なのは、内定辞退を防止することであって入社までいってもらうことです。適切なフォローを通じて候補者と企業双方の満足度を高めることで、長期的な信頼関係を構築し、リピート案件や紹介案件の獲得につなげることができます。

新卒採用と中途採用での違いと共通点

新卒採用と中途採用では、内定者フォローのアプローチ方法に重要な違いがあります。

新卒採用の特徴は、対象が初めての就職活動であり、社会人経験がないことです。そのため、内定後に限られませんが、ビジネスマナーや社会人としての基本的な心構えから説明する必要があります。また、学生生活から社会人生活への大きな環境変化に対する不安が強く、丁寧な心理的サポートが必要です。

中途採用の特徴は、候補者が既に社会人経験を持ち、多くは現職を持ちながら転職活動を行っていることです。内定後のフェーズとなると、現在の職場への退職交渉、業務の引き継ぎ、新しい職場での人間関係構築など、より実務的で複雑な課題に直面します。

共通する重要ポイントは、いずれの場合も新しい環境への不安を抱えていることです。内定が取れた企業とどれくらい相性がいいのか、キャリアパス的にどうなのかなど、内定を取れた後でも悩むことは多くあります。

人材紹介会社（CA）としてはそうした不安に寄り添いながら、不安解消の手伝いをすることが求められているのです。　

人材紹介会社は求職者（候補者）と企業両方のフォローが必要

人材紹介会社が関わる内定者フォローは、採用企業が行うものとは違い、候補者（求職者）・採用企業との三者間で行われる特殊な形態です。

それぞれの立場で異なる利害関係が存在することが特徴です。候補者は最良の条件での転職を望み、企業は優秀な人材の確実な獲得を求め、人材紹介会社は双方の満足と成約の実現を目指します。

人材紹介会社の役割としては、単なる仲介者ではなく、積極的に動いて候補者の不安や疑問を企業に適切に伝えたり、企業側の期待や要望を候補者に分かりやすく説明し、両者の認識のズレを最小限に抑えることが求められます。

中途採用での内定者フォロー

転職者特有の不安と期待を管理する

中途での転職希望者は、新卒とは全く異なる不安と期待を抱えています。人材紹介会社として、違いを深く理解することが成功の鍵となります。

転職者が抱く主な不安として、「現職を辞めるリスク」が最大でしょう。安定した収入を手放して新しい環境に飛び込むことへの恐怖、新しい職場での人間関係構築への不安、業務内容が期待と異なった場合の後悔などが挙げられます。

特に30代以上の転職者では、家族への影響も考えなくてはなりません。配偶者や子供の生活環境の変化、住宅ローンなどの経済的負担、子供の教育環境への影響など、個人だけでは決められない要素が出てきます。

期待値の管理も重要な課題です。転職を検討する人は現職での不満を解消し、より良い環境を求めて転職を検討しています。一方、すべての期待が完全に満たされるかというとそうもいかないでしょう。何を優先し、何を妥協するかを明確にする支援が必要です。

人材紹介会社からのアプローチとして効果的なのは、候補者の不安を最初のうちから具体的にヒアリングし、一つずつ解決策を提示することです。過去の類似事例を紹介したり、入社予定企業の社員との面談機会を設けたりすることで、不安の軽減を図るのがよいでしょう。内定後のタイミングになってから不安を理由に内定辞退をするということを予防することにつながります。

現職を持ちながら転職する人の支援で注意しておきたいこと

中途で転職をする人は、現職に在籍しながら転職活動を進める期間があります。この期間に配慮してサポートをしていくことで、転職成功までの期間や不安軽減につなげられます。以下で詳しく見ていきましょう。

まず、転職活動が現職にバレないよう配慮が必要です。ばれることで退職時の交渉が不利になったり、在職時の業務がやりづらくなるリスクがあります。面接日程の調整で勤務時間を考慮し、夜間や休日の設定を提案するなど、細やかな配慮が求められます。

転職活動は、時間的にも心身にも負担かかる活動となります。転職活動の進捗状況を定期的に確認し、候補者が孤立感を感じないよう継続的なサポートが求められます。特に選考が長期化する場合は、候補者のモチベーション維持が欠かせません。

候補者が現職で円満退職できるよう、適切な退職理由の整理、上司への伝え方、引き継ぎスケジュールの作成なども重要です。特に重要なポジションにいる人の場合、後任者の確保や業務の引き継ぎに時間がかかることを想定した入社日調整が必要です。

年収交渉や条件面での最終調整

中途採用では、年収や待遇条件の交渉が複雑になるケースが多く、人材紹介会社の意義が最も問われる場面です。

基本は、候補者の現在の年収と市場価値を正確に把握し、企業側の予算と照らし合わせて現実的な落としどころを見つけることです。単純に高い年収を要求するのではなく、候補者のスキルや経験に見合った適正な条件を提示することが重要です。

交渉のタイミングも重要で、内定通知と同時に条件提示を行うのが一般的ですが、候補者側で検討が必要な場合は、適切な検討期間を設けます。ただし、あまり長期間にわたると企業側の熱意が冷める可能性があるため、バランスが重要です。

交渉時、基本給だけでなく、賞与、昇給制度、福利厚生、休暇制度など、総合的な待遇条件を検討します。特に、現職との比較において不利になる部分がある場合は、他の条件でのカバーが可能かを企業側と交渉します。

人材紹介会社が実践すべき内定者フォロー戦略

内定者へのタイミングを合わせたフォロー

内定者へのフォローは、その人の状況を見ながら適切なタイミングで調整を図っていく必要があります。

まず内定通知後24時間以内に候補者と面談を設定し、率直な感想や懸念事項をヒアリングします。この初期対応で十分にヒアリングできていないと、その後のフォローでずれが生じてしまいます。

その後内定承諾あるいは入社までは、定期的に連絡をし、意欲をキープできるよう心がけましょう。ただし、内定者の状況や希望に応じて頻度を調整し、負担にならないよう配慮します。連絡方法も、電話、メール、対面面談など、候補者の好みに合わせて選択します。

不安解消のためのサポートとして、候補者が抱える具体的な不安に対して、個別の解決策を提示します。必要に応じて、企業側に追加の面談機会を要請したり、現職の退職交渉についてアドバイスを提供したりします。

企業側への内定者フォロー支援

企業の規模や企業文化に応じて、可能な対応方法を考えるのが一番です。

例えば内定者への企業見学、説明会、懇親会、内定者研修などプログラムを提案し、取り入れられる所からやってみると良いでしょう。

やり取りのしやすいコミュニケーションツールとして、LINEグループ、Slack、専用アプリなどを使うのも有効です。運用ルールやコンテンツ計画も提案できれば、採用コンサルティング業務として評価してもらえる可能性もあります。

内定辞退を事前に把握し防ぐテクニック

辞退兆候の早期発見方法

内定辞退を防ぐためには、候補者の心境変化を早期に察知することが重要です。人材紹介会社として、微細な変化も見逃さない観察力が求められます。

コミュニケーション頻度の変化が最も分かりやすい兆候です。これまで積極的に連絡を取っていた候補者が、返信が遅くなったり、連絡頻度が減少したりした場合は要注意です。特に、24時間以内に返信していた候補者が48時間以上返信しなくなった場合は、何か心境の変化が起きている可能性があります。

質問内容の変化も重要な指標です。具体的な業務内容や入社準備について質問していた候補者が、急に条件面や退職に関する質問をするようになった場合は、他社との比較検討を始めている可能性があります。

感情的な反応の変化として、以前は前向きで積極的だった候補者が、曖昧な返答をするようになったり、ネガティブな発言が増えたりした場合も注意が必要です。電話での会話において、声のトーンや話すペースの変化も重要な判断材料となります。

内定者とのやりとりで気を付けたい点

内定辞退の兆候を発見した場合、すみやかに引き留めを図ることもできます。

まず原因の特定を行います。候補者が辞退を検討する理由は、条件面、人間関係への不安、他社との比較、家族の反対など多岐にわたります。表面的な理由だけでなく、真の懸念事項を深掘りして把握することが重要です。

課題がわかったら一度にすべてを解決しようとするのではなく、最も重要な部分から順番に対応していきます。引き留める必要がある場合は、企業側と連携して進めるのも一つの手です。

企業へは候補者の懸念事項を企業に正確に伝え、可能な範囲での条件調整や追加説明の機会を設けます。内定者の不安解消に効果的な施策がありそうであれば、それを実行してみましょう。

歩留まり向上のためのアイディア

内定してから入社までの歩留まりを上げるための指標を設定する

決定までの歩留まりを上げるためには、各フェーズでの指標をそれぞれ設定し追っていくようにしましょう。

まず内定承諾率、内定辞退率、入社率、入社後3ヶ月定着率などを設定します。これらの指標を月次、四半期、年次で追跡し、変化を把握します。

プロセス指標も見ていきましょう。候補者との接触回数、面談時間、問題解決率、候補者満足度スコアなどを定期的に評価し、人材紹介会社として行っている施策や各CA・RAでの活動の効率性を確認します。

最後に内定者フォローにかけたコストと得られた成果を比較します。

集めたデータから改善をしていくために

収集したデータを活用し、内定者フォローの質を継続的に向上させることが重要です。

セグメンテーションは一つ有効な手法です。年代、職種、経験年数、転職理由などでグループ分けし、それぞれに最適なフォローアプローチを追及できます。過去のデータから成功パターンを特定し、類似する候補者に応用します。

A/Bテストも有効です。異なるフォロー手法を比較検証し、最も効果的なアプローチを特定します。メールの文面、面談の頻度、提供する情報の種類など、様々な要素についても検証します。

予測モデルの構築により、候補者の行動パターンから内定承諾の可能性を予測できます。AIを活用し、リスクの高い候補者を早期に特定し、集中的なフォローを行っていくことができるのです。

まとめ

内定者フォローは、人材紹介会社にとって転職成功率を左右する重要な業務です。新卒採用だけでなく、中途採用においても候補者の不安解消と入社意欲の維持が成功の鍵となります。

特に重要なのは、内定者の個別性を理解し、それぞれの状況に応じたカスタマイズされたアプローチを提供することです。新卒には社会人への移行支援を、中途には転職リスクの軽減と期待値調整を中心とした支援を行うことで、効果的なフォローが実現できます。

デジタル化時代においては、AI・自動化ツールの活用やリモートコミュニケーションの技術を駆使しながらも、人間味のある温かいサポートを提供することが重要です。Z世代・ミレニアル世代の価値観や行動様式に合わせたアプローチも欠かせません。

内定辞退を防ぐためには、早期の兆候発見と適切な対応が必要です。過度なプレッシャーや一方的な情報提供などのNG行動を避け、候補者の立場に立った誠実な対応を心がけることが重要です。

最後に、すべての活動を定量的に測定し、データに基づいた継続的な改善を行うことで、人材紹介会社としての競争優位性を確立できます。circusAGENTなどの専門ツールを活用することで、より効率的で効果的な内定者フォローサービスを提供し、候補者・企業・人材紹介会社の三者すべてにとって価値のある転職支援を実現していきましょう。

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